Factura mensual de alquiler y de agua de Massachusetts

En noviembre de 2019, MassLandlords lanzó una nueva hoja de cálculo de factura mensual de alquiler y de agua para Massachusetts, diseñada para calcular e imprimir facturas para los residentes. Esta factura facilita el cálculo proporcional en mudanzas de entrada y salida, la facturación mensual de servicios públicos (especialmente el agua), la aplicación de cargos por pago tardío y la división de cuentas entre compañeros de vivienda que han firmado de manera conjunta y solidaria. Esta factura requiere conocimientos de Excel. Utiliza las convenciones predeterminadas de Excel, donde las celdas de color naranja son “entradas”. La hoja no está “bloqueada” (en la terminología de Excel), por lo que puede personalizarse o dañarse; los miembros deben tener cuidado al editarla.

Nuestro ejemplo de factura de agua muestra cómo el consumo se mide en pies cúbicos (puede ajustarlo según corresponda), y cómo se indican las lecturas actual y anterior del medidor para calcular el uso. La última tarifa facturada se utiliza como la tarifa aplicable para este período.

Factura mensual de agua

Los propietarios que no trasladan cargos de servicios públicos no suelen enviar una factura mensual de alquiler (“¡el alquiler es el alquiler!”). Sin embargo, quienes submedicionan los servicios querrán preparar y enviar una factura de alquiler o de agua cada mes. La factura incluye una sección dedicada al agua, donde puede indicar las lecturas anterior y actual del medidor, el consumo del período, la tarifa aplicada y el total adeudado. Esta información es necesaria para cumplir con la normativa de submedición de agua.

La ley de submedición de agua permite facturar a sus inquilinos mensualmente utilizando la tarifa municipal anterior, incluso si el municipio o la autoridad de agua le factura de forma trimestral. Por lo general, resulta conveniente facturar mensualmente desde el punto de vista del flujo de caja del inquilino y de la habituación al pago del servicio, especialmente al inicio de la tenencia. Los pagos más pequeños y regulares también brindan una retroalimentación más inmediata sobre el consumo y los esfuerzos de ahorro. Pero tenga en cuenta: las tarifas tienden a aumentar, por lo que sus facturas de submedición (basadas en la tarifa anterior) pueden quedar permanentemente desfasadas respecto de la factura real que usted paga.

Ajuste proporcional al inicio de la tenencia

Cuando un inquilino se muda a mitad de mes, es justo cobrarle únicamente por los días en que tiene posesión. Sin embargo, normalmente se solicita el “alquiler del primer mes” equivalente a un período completo como condición básica del alquiler. Parte de ese monto debe aplicarse de manera justa al segundo mes (el primer mes completo de la tenencia). La sección “Ajuste proporcional al inicio de la tenencia” de la factura puede utilizarse para este cálculo.

Esta sección permite ingresar el monto del “alquiler del primer mes” pagado (generalmente un período completo), el día del mes anterior en que se mudaron y la cantidad de días de ese mes. El uso real del primer mes parcial se calcula y se descuenta del monto abonado. El saldo restante se acredita al total adeudado del mes actual.

En nuestro ejemplo, el alquiler base es de $1,250 mensuales. Los inquilinos se mudaron diez días antes, el día 20 de un mes con 30 días. $791,67 de su primer mes de alquiler ($1.250) se aplicaron al segundo mes. Sumado al costo de cambio de cerradura (en este ejemplo, $39,95 cobrados después de la mudanza), el saldo adeudado es de $498,28.

Nuestro ejemplo de ajuste proporcional al inicio de la tenencia muestra cómo el alquiler del primer mes puede aplicarse al segundo mes en función de la fecha de mudanza.

Ajuste proporcional al finalizar la tenencia

Cuando un inquilino se muda a mitad de mes, puede ser justo conservar el alquiler completo del mes. Esto dependerá de los términos específicos de su contrato de alquiler. Por ejemplo, podría tener sentido conservar el alquiler completo si el inquilino rescinde el contrato de forma anticipada. Por otro lado, si el inquilino le dio aviso con meses de anticipación de que se iría el día 12 de un determinado mes, y usted planea reacondicionar la unidad ese mismo día por la tarde, sería justo cobrarle solo por esos doce días.

En un escenario de ajuste proporcional al finalizar la tenencia, la mejor recomendación es cobrar el alquiler completo del último mes el primer día del mes, como de costumbre. Una vez que recupere la posesión, podrá reembolsar cualquier pago en exceso. Esta técnica le permite mantener el control ante cambios en la fecha de salida, que son frecuentes. Si la fecha se retrasa de manera significativa, es más sencillo reducir el monto a devolver que intentar cobrarle un saldo adicional a un inquilino que ya se ha retirado.

En nuestro ejemplo, el alquiler base es de $1.250 mensuales. El inquilino se mudó el día 12 de un mes de 30 días, lo que genera un reembolso de $750. Se suma la factura final de agua de $42,85. El monto a devolver es de $707,15, que se pagará con los fondos ya recibidos.

Nuestro ejemplo de ajuste proporcional al finalizar la tenencia muestra cómo un último mes prepagado puede reembolsarse según la cantidad de días del mes y la fecha en que se restituye la posesión.

Facturación a compañeros de vivienda con responsabilidad conjunta y solidaria

El ejemplo anterior también muestra cómo una factura de alquiler en Massachusetts puede dividirse entre distintas cuentas bancarias dentro de un mismo hogar. Tenga en cuenta que en este ejemplo no se trata de una casa de huéspedes. Si así fuera, cada factura se enviaría a cada residente por separado, sin mencionar a los demás.

Distintos compañeros de vivienda, especialmente en viviendas estudiantiles, pueden optar por pagar partes del alquiler desde cuentas individuales, sumando el total adeudado. La hoja de cálculo contempla cualquier distribución que los inquilinos soliciten, incluso cuando el alquiler se divide de forma desigual debido al tamaño de las habitaciones. Los servicios públicos, los cargos por cambio de cerradura y otros costos se ajustarán en función de esa distribución.

El total adeudado por la unidad se presenta con claridad en la factura. Por eso, la factura está dirigida a los “Residentes de 42 Lovely Lane”, y no a cada persona de forma individual. Nuestro contrato de alquiler estándar de Massachusetts establece que cada compañero es responsable por el total del alquiler, incluso si alguno no paga su parte. Las porciones calculadas son únicamente para facilitar pagos parciales dentro de la misma unidad.

También se incluye un espacio para instrucciones de pago, por ejemplo, efectivo, cheque o RentHelper.

Nuestro ejemplo muestra cómo un reembolso final de $707,15 puede dividirse entre compañeros de vivienda que habían acordado pagar aproximadamente (aunque no exactamente) $400 mensuales cada uno.

Cree su propia factura de alquiler

La hoja de cálculo de factura de alquiler de Massachusetts está pensada para ser personalizada. Descargue la versión “en blanco” y edítela según sus necesidades. Verifique que las fórmulas sean correctas (envíe correcciones a hello@masslandlords.net). Consideramos que la factura de alquiler y de agua es correcta, pero siempre consulte con un abogado, especialmente ante situaciones de falta de pago.

MassLandlords es una organización sin fines de lucro dedicada a ayudar a los propietarios a alquilar sus inmuebles. Hacemos todo lo posible, pero no podemos garantizar que estos formularios siempre funcionen. Ofrecemos información legal, pero nunca asesoría específica para su situación. Nada en este sitio pretende crear una relación abogado-cliente. Le recomendamos consultar con un abogado.